دفاتر اسناد رسمی مکلف هستند هنگام انجام هرگونه معامله نسبت به املاک جاری قبلا جريان ثبتی آنها را از اداره ثبت محل وقوع ملک استعلام نمايند هم چنين پاره ای از دستگاههای اجرائی ذيربط و يا مراجع قضائی صالحه نيز در مواقع ضروری و لازم مجاز به استعلام جريان ثبتی املاک جاری هستند که روش تهيه پاسخ استعلام املاک جاری به شرح زير است. استعلام پس از ارائه به ثبت حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر انديکاتور شده و برای ضميمه شدن به پرونده و همچنين اقدام لازم به ترتيب به بايگانی و يکی از نمايندگان ثبت ارجاع می گردد. استعلام پس از ثبت در دفتر انديکاتور به بايگانی ارسال و پس از ضميمه شدن به پرونده جهت اقدام نزد نماينده مربوطه ارسال می شود. نماينده ثبت پرونده را بررسی و پاسخ لازم را به نحوی که بيانگر جريان کامل ملک بشرح پرونده ثبتی باشد تهيه می نمايد. سپس متصدی دفتر بازداشتی آن را از نظر عدم بازداشت گواهی و چنانچه مرجع استعلام کننده دفترخانه اسناد رسمی باشد پرونده را برای تعيين ميزان بدهی ملک به حسابداری ارسال می دارد. متصدی حسابداری پرونده را بررسی و با توجه به وجوهی که قبلا بابت بقايای ثبتی ملک وصول شده حقوق دولتی متعلقه را تعيين و در پاسخ استعلام قيد و مراتب را گواهی و سپس آن را برای امضاء نزد مسئول مربوطه می فرستد. مسئول اداره يا صاحب امضاء مجاز از ناحيه او پس از بررسی پاسخ استعلام را امضاء می نمايد. پاسخ استعلام پس از درج شماره بر آن وسيله متصدی دفتر انديکاتور به مرجع استعلام کننده ارسال و پرونده جهت ضبط در رديف خود به بايگانی ارسال می شود.